Чем больше развиваются современные компьютерные технологии, тем больше задач человек может без проблем переложить на робота, занимаясь другими делами и выполняя более творческие задачи. Так, например, происходит сейчас в бухгалтерском деле.
Благодаря тому, что разрабатывается все больше и больше программ для бухгалтеров, очень много процессов в ведении дел фирмы можно автоматизировать. Так, многие бухгалтера уже давно пользуются почти легендарной программой С1, но работники финансовой сферы могли не слышать про удобную программу для учета средств под названием SAP – ею пользуются не так много людей, как С1. Однако программа актуальна для современности, ведь с ее помощью можно сделать очень много операций по управлению бизнесом.
Но SAP – программа не из самых простых. Ее интерфейс далеко не так прост и привычен всем бухгалтерам как Word и Excel или тот же С1. Для того, чтобы работать в этой программе, нужны специальные знания и навыки. Поэтому руководители компаний часто направляют сотрудников на обучение или берут в команду человека, который умеет работать с программой для того, чтобы он объяснил другим финансистам, как и что нужно делать.
В этой статье мы постараемся подробно разобрать основные задачи и принципы работы. Конечно, программа SAP – довольно сложная и выучить все о ней и понять все процессы с помощью одной небольшой статьи невозможно, но мы постараемся обрисовать понятную картину.
Откуда пришла программа
SAP – это немецкая бухгалтерская программа. Её создала компания, которая занимается разработкой программного обеспечения для использования в корпорациях. Изначально программа называлась SAP AG. Она появилась у нас примерно в 2003 году и сразу зарекомендовала себя как хорошая и надежная программа с широким функционалом. Прямо “швейцарский нож”. С 2014 года фриланселы стали обучать простых пользователей тому, как работать в программе, поэтому она стала более распространенной – больше людей учились работать с помощью SAP и существенно облегчали себе повседневные задачи.
Вам может быть интересна наша статья на тему: программы для Mac от Movavi: 4 полезных сервиса.
Но даже сейчас эта программа не так распространена как, например С1 из-за того, что стоит она недорого и немногие компании могут себе позволить установить ее на все компьютеры и обучить работников финансовой сферы работать с ней. Так что в основном она появляется в больших корпорациях или в продвинутых компаниях, где работают программисты и хотят активно развивать свой бизнес.
Что за программа?
Программа родом из германии многофункциональна и с ней работник финансовой сферы может позволить себе автоматизировать бухгалтерию, а также наладить поток торговых и складских операций, учет кадров и финансов. Кроме того, программа может работать с логистикой, что делает не каждая современная программа в этом сегменте, за что SAP и ценится, но из-за этого она и сложнее.
Обратите внимание на то, что скачать программу SAP в интернете бесплатно нельзя. Она распространяется только через закупку и потом внедряется в систему компании. Если же вы попытаетесь установить “хакнутые” бесплатные версии этого программного обеспечения, то, скорее всего, подвергнете свой компьютер большой угрозе вирусов.
Плюсы и минусы программы
Специалисты говорят, что после того, как бухгалтер научится в полной мере работать с программой, он начнет замечать большое количество преимуществ в ней – удобство использования, автоматизация, ускорение работы и другое. Однако, как и у любой вещи, у нее есть негативные стороны, из-за которых некоторые компании могут отказаться от закупки и установки этой программы. Давайте постараемся оценить положительные и негативные стороны и максимально подробно выделить плюсы и минусы для того, чтобы каждый мог оценить, подойдет ли она им.
Преимущества
- Легко настраивать. Очень легко подогнать для своего удобства не только простые параметры – такие как язык, валюта, система измерения, так и более сложные. Можно формировать культурные особенности и так далее.
- Практически не нуждается в обновлении ПО, а значит, не будет прерывать вашу работу в самое неподходящее время.
- Работает с данными в режиме реального времени.
- Помогает персоналу справиться со своими обязанностями и улучшить их производительность и работоспособность.
- Сводит количество ошибок в бухгалтерской работе к минимуму, так как очень многое автоматизируется.
- Легко сочетается с другими программами, которые установлены на рабочем компьютере в офисе.
- Масштаб работ, которые можно делать с помощью программы, очень большой, что может пригодиться для компаний с разными сферами деятельности.
- Настраивать интерфейс можно полностью под себя, это упрощает работу и понимание программ на начальном уровне обучения.
- Всегда остается актуальной, так как иногда производители все-таки обновляют программу для того, чтобы сделать ее максимально современной и эффективной в условиях сегодняшнего дня.
Недостатки
- Для того, чтобы перейти на другой вендор, вам нужно будет дождаться, когда закончится срок по договору с предыдущим вендором, который вы заключали в момент покупки и установки. А если разорвать контракт досрочно – то компания понесет финансовые убытки.
- Не может адаптироваться. Так как нет в мире ничего универсального, SAP может немного не совпадать с тем, что делает компания. Можно дополнительно отладить программу под себя через официальных производителей, но за дополнительные настройки придется платить дополнительную сумму, а, учитывая, что программа и так недешевая, многие директора не захотят доплачивать.
- Программа не из дешевых, а, учитывая, что придется тратить деньги еще и на обучение персонала, это может сильно оттолкнуть директора компании от закупки такого ПО в пользу более доступных аналогов, пусть и не таких многофункциональных.
- Многое в работе с программой зависит от бухгалтера – даже самые современные разработки не могут исправить цифры, которые изначально были введены неправильно или прогнозы, которые неправильно сделаны. Поэтому не получится просто купить программу и нанять бухгалтеров-аматоров без хорошего образования.
Как видите, минусов у программы намного меньше, но они могут быть для некоторых значительнее, чем плюсы. Также стоит сказать, что большинство недостатков и неудобства программы все-таки зависят от человеческого фактора.
Самые популярные продукты компании
Программа SAP – не отдельный продукт немецкой компании. Это можно назвать целым программным обеспечением, которое предлагает много способов работы. И самое главное, что человек, который никогда не сталкивался с продукцией SAP не сможет просто так выбрать то, что ему нужно. Тут все зависит не только от возможностей конкретных программ, но и от того, какая специфика работы у компании, которая хочет купить то или иное ПО.
Самым универсальным решением в данном случае можно назвать программу SAP ERP, которая также известна в профессиональных кругах как R/3. ERP (Enterprise Resource Planning). Это – система, которая помогает планировать внешние и внутренние ресурсы компании. Она создает общее поле для того, чтобы было удобно работать сотрудникам внутри компании и является как будто пультом управления – “центр управления полетами”, позволяет просматривать все операции и действия внутри компании. Вся работа в программе проходит в режиме реального времени, так что если новая информация появляется или старая обрабатывается, то на сервере сразу отображаются изменения.
В программе есть три раздела, которые очень сильно отличаются друг от друга. Стоит сказать, что каждый из разделов включает в себя вложенные модули.
- Раздел “Учет и отчетность” включает в себя общий бухгалтерский учет, который можно найти в разных подобных программах. Там можно вести подсчет средств на самых разных уровнях и просматривать все финансовые операции, которые совершаются в компании. и в целом несет ответственность за все проводимые финансовые операции. Он включает в себя два модуля. В модуле FI расписано все, что перечислено выше, более детально. Мониторинг средств, прибыль, убытки, возможность составить годовые или квартальные отчеты, посчитать прибыль и убытки можно в модуле под названием СО.
- Раздел “Логистики” состоит из четырех модулей. ММ – закупка. Тут можно проводить полный контроль. Так, можно искать поставщика, выбирая самое выгодное для себя предложение относительно цены и качества. Модуль РР предоставляет возможности для составления плана производства, а также позволяет следить за тем, как он реализовывается в дальнейшем. Модуль РМ позволяет осуществлять уход за оборудованием. Так, можно контролировать осмотры, тестирование и знать, когда нужен будет ремонт тому или иному аппарату. И последний модуль в этом разделе – SD. Через него осуществляется продажа продукции, можно аргументировать цену и даже отправлять вашим заказчикам чеки, по которым они должны вам платить за предоставленные товары или услуги.
- Раздел “Персонал” включает в себя только один модуль – НR. Как нетрудно догадаться по названию раздела, он позволяет организовывать работу отдела кадров, через него можно осуществлять поиск и подбор персонала на вакантные должности. Кроме того, им может пользоваться бухгалтер, который ответственен за зарплаты сотрудников, так как через этот раздел в программе непосредственно считается заработок каждого сотрудника и контролируются финансы этом плане.
Кроме вышеописанной программы есть еще одна очень популярная версия этого программного обеспечения – SAP SRM (Supplier Relationship Management). Она ориентирована только на то, чтобы компания и поставщики могли поддерживать отношения друг с другом. Эта программа предоставляется в пакете приложения Business Suite. Удобство ее в том, что она полностью автоматизирует процесс выбора, закупки и оплаты товаров или услуг. Цель программы – сэкономить деньги людям, которые покупают и помочь выбрать самые товаров или же ресурсов. Для того, чтобы сэкономить своему клиенту важные ресурсы, программа использует методы ранжирования поставщиков.Она присваивает каждому определенные баллы, в зависимости от надежности, цены и многих других параметров. Получается своеобразный рейтинг, что очень сильно экономит время при закупке и позволяет сделать самый лучший выбор, заключив необходимую сделку.
Дополнения к программному обеспечению
После того, как основной пакет программы будет подключен к внутренней системе компании, руководство часто понимает, что хотело бы установить дополнение. На каждом предприятии и в каждой отдельной компании есть перечень специфических работ и задач, которые бы хотелось выполнять с помощью программы, но их производители не включили в основную версию из-за того, что направление очень узкое.
Во многих случаях в качестве дополнения к основной программе выбирают SAP BW. С помощью этой программы можно:
- Создавать отчет по готовым шаблонам, что существенно сокращает работу бухгалтеров и упрощает задачу.
- Использовать мета-данные.
- Переводить отчеты из программы в привычную для многих форму таблиц через MS Excel.
Кроме того, можно мониторить доступ к системе, что может быть важно для некоторых людей. Удобно и то, что вы можете вводить данные из других систем, которые никак не связаны с программой. Она будет подтягивать данные кассовой или другой необходимой вам программы автоматически, так что вам не нужно будет больше вводить все вручную с одной программы в другую.
Внедрение ПО в систему компании предприятия
Процесс внедрения пакета программ в компанию всегда проходит по одной и той же схеме и включает в себя четыре ключевых этапа. Процесс установки был разработан немецкими программистами и проверен годами.
- Первый шаг. Тут разрабатываются и составляются все необходимые для покупки и использования программы документы. Кроме того, специалисты на основе данных о вашей компании и программном обеспечении рассчитывают риски внедрения программы и пользования ею.
- Второй шаг. На этом этапе работников консультируют. Приезжает специальный человек из SAP, который опрашивает работников и проверяет как общий уровень того, как они разбираются в своей профессии, так и то, как хорошо и эффективно они смогут работать с SAP на данном уровне.
- Третий шаг. На этом этапе уже обычно собраны все документы и разработан план, поэтому сотрудники компании-разработчика переходят к концептуальному проектированию.
- Четвертый шаг. Это завершающий этап, когда программа уже интегрируется в производство и работники уже могут ее использовать. Однако до полной интеграции проводятся проверки. Так, разработчики имитируют несколько сценариев ошибок и нагрузок, которые могут произойти на разных этапах работы для того, чтобы понять, как сможет программа с таким справиться.
Ну и если все тесты и проверки прошли хорошо и специалисты от компании-разработчика не имеют дополнительных вопросов, сотрудники могут использовать программу на полную.
Мы недавно рассказывали о том, как происходит “заражение” вирусами. Это может быть вам интересно.
Выводы
Программное обеспечение SAP – очень удобное и многозадачно ПО, которое позволяет выполнять множество задач в единой системе. Каждая из отдельных программ, которая предоставляется разработчиками, по-своему особенна, поэтому перед покупкой нужно очень внимательно прочитать функции по каждой из них на официальном сайте для того, чтобы не подобрать и взять тот “пакет”, который будет удобен вам в конкретном случае.
Вместить в одну статью подробное описание каждой из программ большой системы невозможно, поэтому мы советуем вам либо гуглить что-то более точное в плане программы, либо сначала прочитать про все виды на официальном сайте, а потом пытаться обучиться чему-то конкретному.
В общем про программу можно сказать, что несмотря на практически космическую цену программного оборудования, SAP стоит своих денег и является весьма надежным приложением, которым компания будет пользоваться не один десяток лет. Со временем оно окупится – у больших корпораций практически сразу, средним компаниям придется ждать несколько лет, а маленькие могут до 10 лет “отбивать” программу. Так что если вы планируете долгосрочный средний бизнес – покупать стоит однозначно.
